Escritório virtual é o novo desafio da advocacia

O objetivo deste artigo é provocar um pouco a discussão sobre virtualização e trabalho remoto ou a distância, sejam estes do ponto de vista trabalhista ou da própria tecnologia que está viabilizando esta nova fase na vida das empresas.

Software como serviço

A investigação detalhada, uma cuidadosa elaboração de argumentos e documentos e persuasiva advocacia em nome do cliente são os elementos principais da prática da lei. Mas a maioria dos advogados vai admitir que gasta uma grande parte de suas horas de trabalho focada no negócio mundano, mas necessário, de clericais responsabilidades de uma prática de direito do trabalho.

Para lidar com estas responsabilidades, advogados se viram para softwares especializados desenvolvidos para o setor jurídico, incluindo software para gerenciamento do escritório, entrada de horas (time-sheet), de faturamento, e de acompanhamento processual.

A maioria destes softwares jurídicos segue o modelo tradicional de software: advogados adquirem o software por licença (individualmente ou em massa) e o instala em seus computadores. Os dados criados e usados pelos softwares são armazenados no computador do usuário e muitas vezes o backup é feito no servidor de arquivos do escritório. Pequenas atualizações são aplicadas ocasionalmente, mas a maior parte das funcionalidades destes softwares se mantém estática e, de tempos em tempos, os fornecedores liberam uma nova versão do software e a oferecem aos clientes por um valor reduzido.

Nos últimos anos, entretanto, passamos a contar com um novo modelo de software: Software como Serviço (ou Software as a Service ou "SaaS", no jargão tradicional). SaaS é distinto da comercialização tradicional de várias maneiras. Em vez de instalar o software em seu computador ou servidor da empresa, um SaaS é acessado através de um navegador da web (como o Internet Explorer ou FireFox) através da internet. Os dados são muitas vezes armazenados no centro de dados do fornecedor, em vez de nos computadores da empresa. Upgrades e atualizações, grandes e pequenas, são implementados continuamente. E talvez mais importante, o SaaS é normalmente vendido num modelo de assinatura, que significa que os usuários pagam uma taxa mensal, em vez de se comprometer com uma licença inicial.

Mas é o SaaS o melhor para você e sua firma? Aqui estão alguns dos fatores que devem ser avaliados no SaaS e algumas questões específicas que você deve discutir com o fornecedor antes de assinar.

Funcionalidade/Usabilidade

Muitos dos softwares jurídicos encontrados no mercado foram desenvolvidos há anos, sendo revisados e mexidos à medida que a tecnologia e as necessidades do mundo jurídico iam mudando. Isto significa que os softwares jurídicos mais antigos tendem a ter uma grande variedade de recursos e funções, mas também podem ter "informações demais", ser complicados e menos intuitivos para novos usuários. Como entrantes no mercado, a maioria dos aplicativos SaaS ou baseados em ambiente Web foram refeitos a partir da base. Como resultado, eles tendem a ter um conjunto mais enxuto de recursos com interfaces mais intuitiva e moderna para o usuário final.

Ao olhar para SaaS jurídico, certifique-se de considerar estas questões/problemas sobre funcionalidade/usabilidade:

O fornecedor oferece um período gratuito ou demo para testar a interface e a funcionalidade do produto?

Se você usa software equivalente, as funcionalidades que você usa com mais frequência estão disponíveis no produto SaaS?

Com que frequência os novos recursos são adicionados? Estão previstas novas funcionalidades principais?

O fornecedo...